संचयी अभिलेख का अर्थ, परिभाषा, आवश्यकता, महत्व, उद्देश्य, उपयोग, लाभ, हानि

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संचयी अभिलेख का अर्थ एवं परिभाषा

संचयी अभिलेख वह अभिलेख है जो व्यक्तिगत शिक्षार्थी के आंकलन से संबंध सूचना का एक अभिलेख है। समय-समय पर विविध स्त्रोतो, तकनीकों, परीक्षणों, अवलोकनों केस अध्ययन से प्राप्त सूचना को एक संचयी अभिलेख कार्ड पर एक सारांश के रूप में एकत्रित किया गया होता है। अत: इसका तब उपयोग किया जा सकता है जब शिक्षार्थी को शैक्षणिक या व्यावसायिक समस्या के समाधान के लिए परामर्श की आवश्यकता होती है।

संचित अभिलेख शब्द उन सभी प्रकार के अभिलेखों के लिए प्रयोग किया जाता है जिसमें किसी विद्यार्थी के बारे में कई वर्षों तक लाभदायक और विश्वसनीय सूचना एकत्रित करने की व्यवस्था होती है ताकि स्कूल छोड़ते हुए उसकी शैक्षिक, व्यावसायिक और व्यक्तिक-सामाजिक प्रकृति की समस्याओं के समाधान में सहायता की जा सके।

आर्थर जोन्स के अनुसार- “संचयी रिकॉर्ड को “एक छात्र का स्थायी रिकॉर्ड जो स्कूल द्वारा अप-टू-डेट रखा जाता है, के रूप में परिभाषित किया गया है, यह उसका शैक्षिक इतिहास है जिसमें उसकी स्कूल उपलब्धि, उपस्थिति, स्वास्थ्य, परीक्षण स्कोर और समान प्रासंगिक डेटा के बारे में जानकारी है।”

बेन मॉरिस के शब्दों में- ” एक रिकॉर्ड कार्ड केवल एक उपकरण है और जब तक रिकॉर्ड की एक प्रणाली अधिकांश शिक्षकों को एक समझदार और उपयोगी उपकरण के रूम में प्रभावित नहीं कर सकती है जो कि उनके उपयोग की शक्तियों के भीतर है, इसे स्थापित करने के लिए सार्वजनिक समय और धन की बर्बादी होने की संभावना है।

उपर्युक्त परिभाषाओ से स्पष्ट है कि- सचित अभिलेख सूचनाओं का वह अभिलेख है जिनका संबंध विद्यार्थी के मूल्यांकन से होता है और यह एक कार्ड पर लिखकर स्कूल के एक ही स्थान पर रखा जाता है।” “स्कूल” से बोधित से अभिप्राय है कि स्कूल में विभिन्न पक्षा- शिक्षक छात्र कर्मचारी, छात्र- प्रवेश परीक्षा पुस्तकालय और शैक्षिक एवं सह- शैक्षिक गतिविधियो आदि की प्रगति का नियमित लेखा जोखा रखना है। इससे स्कूल के संबंध में विविध पक्षों की जानकारी मिलती है। इन सब रिकारों को अभिलेख कहा जाता है।

संचयी अभिलेख की आवश्यकता, महत्व, एवं उद्देश्य

संचयी अभिलेख की आवश्यकता-

संचयी अभिलेख कि निम्नलिखित संदर्भो मे आवश्यकता पड़ती है-

संचित अभिलेख में विद्यार्थी के जीवन से जुड़ी हुई सभी प्रकार की सूचनाएं शामिल होती है। जैसे- शारीरिक, मानसिक, सामाजिक, चारित्रिक और मनोवैज्ञानिक आदि।
संचित अभिलेख प्राथमिक स्कूल में प्रवेश प्राप्त करते ही बच्चे का संचित अभिलेख लिखना शुरू हो जाता है।
संचित अभिलेख में विद्यार्थी से संबंधित निश्चित जानकारी शामिल की जाती है।
संचित अभिलेख में बच्चों की विशेषताओं और उसके विकास का अभीलेख होता
संचित अभिलेख में बच्चों के बारे में वस्तुनिष्ठ सूचनाएं प्रदान करते हैं।
अभिलेखों के द्वारा बच्चों की पूर्ण तस्वीर, उसकी योग्यताओं, कमियों तथा उपलब्धियों का वर्णन प्रस्तुत किया जाता है।

संचित अभिलेखों की विषय वस्तु क्या हो इस बारे में संचित अभिलेख तैयार करने से पहले ही निर्धारण कर लेना आवश्यक होता है। विषय-वस्तु स्कूलों के उद्देश्यों, संचित- अभिलेख के उद्देश्य तथा निर्देशन कार्य की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। सामान्यता संचित अभिलेखों में जो जो सूचनाएं सम्मिलित की जाती है वह निम्नलिखित है।

1. IDENTIFICATION DATA (पहचान संबंधी सूचनाएं) – पहचान संबंधी सूचनाओं में विद्यार्थी का नाम, लिंग (Sex), पिता का नाम, दाखिला क्रमांक, जन्मतिथि, कक्षा, अनुभाग (Section) जैसे अन्य कई तथ्य सम्मिलित होते हैं।

2. ENVIRONMENTAL & BACKGROUND DATA (वातावरणीय तथा पृष्ठभूमि तथ्य) – इस प्रकार के पक्षियों में घर और पड़ोसी के प्रभाव, परिवारिक, सामाजिक, आर्थिक स्तर, घर का सांस्कृतिक स्तर कोमा भाइयों और बहनों की संख्या तथा उनकी शैक्षिक पृष्ठभूमि, परिवार में व्यवसाय इत्यादि तथ्य सम्मिलित होते हैं।

3. PHYSICAL DATA (शारिरिक आंकड़े)

4. PSYCHOLOGICAL DATA (मनोवैज्ञानिक आंकड़े)

5. EDUCATIONAL DATA (शैक्षिक आंकड़े)

6. PREVIOUS SCHOOL RECORD- (पूर्व विद्यालयी आकडे)

संक्षेप में हम कह सकते है कि-

किसी प्रकार के शैक्षिक अनुसंधान के लिए रिकॉईस की आवश्यकता होती है बिना रिकॉर्डस के शैक्षिक अनुसंधान असंभव है।
भौतिक सत्यापन एवं मानवीय संसाधनों का ज्ञान प्राप्त करने की दृष्टि से रिकॉर्डस की आवश्यकता होती है।
स्कूल का आय-व्यय का विवरण जानने के लिए रिकॉईस रखने की आवश्यकता होती है। उपरोक्त विवरण से स्पष्ट है कि संचयी अभिलेख कि आवश्यकता निम्न संदर्भो में होती है।

संचयी अभिलेख का महत्व-

संचयी अभिलेख के निम्नांकित महत्व है, जो उपरोक्त आवश्कताओं से ही परिलक्षित होता है-

संचयी रिकॉर्ड एक ऐसा रिकॉर्ड है जिसमें पहचान, घर और समुदाय, छात्रवृत्ति, उपलब्धि, परीक्षण स्कोर और रेटिंग, स्वास्थ्य, उपाख्यान रिकॉर्ड, व्यावसायिक डेटा, से संबंधित डेटा के बारे में छात्रों के बारे में संपूर्ण इतिहास या रिकॉर्ड शामिल है। शिक्षकों, मुख्याध्यापकों और अनुवर्ती रिकॉर्ड आदि की टिप्पणी।

इस प्रकार संचयी रिकॉर्ड में आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए एक सावधानीपूर्वक ध्यान दिया जाना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप छात्रों को आवश्यक मार्गदर्शन सेवा आसानी और आसानी से प्रदान की जा सकती है।

डेटा के संग्रह के संदर्भ में, विभिन्न तकनीकों, जैसे परीक्षण, चेक सूचियाँ, आत्मकथाएँ प्रश्नावली और उपाख्यान रिकॉर्ड शिक्षकों और मार्गदर्शन कार्यकर्ताओं दवारा नियोजित किए जा सकते हैं। जो इसके महत्व को स्पष्ट करते है।

संचयी अभिलेख का उद्देश्य

स्कूल में संचयी अभिलेखों के विभिन्न उद्देश्य को हम निम्नलिखित रूप में देख सकते हैं-

1. स्कूल रिकार्ड के द्वारा स्कूल की वित्तीय स्थिति और संपत्ति का पता करना और अनुदान का उपयोग एवं संसाधनों का पता करना।
2. स्कूल संसाधनों का प्रभावपूर्ण संगठन करना और लक्ष्य की प्राप्ति करना।
3. छात्रों की प्रगति से उनके अभिभावकों तथा अन्य संबंधित व्यक्तियों को अवगत करवा।
4. छात्रों का मूल्यांकन और क्रमोन्नति का आधार होना।
5. स्कूल की स्थापना, विस्तार, क्रमिक विकास, उत्थान व पतन का पता चलता है।

संचयी अभिलेख के उपयोग

संचयी रिकॉर्ड कार्ड के उपयोग निम्नलिखित हैं:-

(i) सीआरसी मार्गदर्शन कार्यकर्ता और परामर्शदाता के लिए उपयोगी है क्योंकि यह छात्र को उसकी ताकत और कमजोरियों सहित एक व्यापक, उद्देश्यपूर्ण चित्र प्रदान करता है।

(ii) शैक्षिक उपलब्धि, व्यावसायिक विकल्प और व्यक्तिगत प्रगति में शिष्य को मदद करने के लिए सीआरसी मार्गदर्शन काउंसलर के लिए उपयोगी है।

(iii) विभिन्न विषयों और उनकी सीमाओं में विद्यार्थियों के प्रदर्शन का पता लगाने के लिए CRC हेडमास्टर / प्रिंसिपल के लिए उपयोगी है।

(iv) सीआरसी माता-पिता के लिए उपयोगी है कि वह अपने बच्चे के मामले में जो भी कमियाँ हैं, उन्हें विशेष विशेषाधिकार प्रदान करें।

(V) ORC एक नज़र में छात्रों और उसकी प्रगति और कमजोरियों को जानने के लिए शिक्षकों के लिए उपयोगी है।

(vi) सीआरसी छात्रों के बारे में विभिन्न शिक्षकों दवारा एकत्र किए गए डेटा को ओवरलैप करने का मौका नहीं देता है।

(vii) छार्यों के बारे में केस स्टडी करने में सीआरसी उपयोगी है।

(viii) सीआरसी छात्रों के लिए व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोगी है।

संचयी अभिलेख के लाभ

इस अभिलेख के निम्नलिखित लाभ हैं, जैसे-

(i) यह इस अर्थ में निरंतर है कि इसमें उस शिष्य के बारे में जानकारी होती है जब वह स्कूल छोड़ने के बाद से पूर्व-शिक्षा या बालवाड़ी प्रणाली में प्रवेश करता है।

(ii) बच्चे के कल्याण से संबंधित किसी भी निकाय द्वारा जब भी कोई सूचना वांछित होती है तो उसे सूचना दी जानी चाहिए, लेकिन कार्ड को ही नहीं।

(iii) शिष्य के बारे में गोपनीय जानकारी सीआरसी (ORC) में दर्ज नहीं की जाती है, लेकिन एक अलग फाइल में रखी जाती है।

(iv) संचयी रिकॉर्ड Pupil या छात्र के बारे में एक स्थायी रिकॉर्ड है।

(v) जब भी Fupil के बारे में कोई नई जानकारी प्राप्त की जाती है तो उसे कार्ड में दर्ज किया जाता है।

(Vi) यह शिष्य की शैक्षिक प्रगति, उसकी पिछली उपलब्धियों और वर्तमान स्थिति के बारे में पूरी तस्वीर प्रस्तुत करता है।

(vii) यह इस अर्थ में व्यापक है कि इसमें विद्यार्थियों की उपस्थिति, परीक्षण स्कोर, स्वास्थ्य आदि के बारे में पूरी जानकारी है।

(vii) इसमें केवल उन सूचनाओं को शामिल किया गया है जो प्रामाणिक, विश्वसनीय, प्रासंगिक उद्देश्य और उपयोगी हैं।

संचयी अभिलेख की हानि

संचयी रिकॉर्ड कार्ड की हानियाँ निम्नलिखित हैं:-

(i) कभी-कभी सीआरसी की जानकारी और उसकी व्याख्या विभिन्न शिक्षकों द्वारा जानकारी एकत्र किए जाने के रूप में अमित हो जाती है।

(ii) सीआरसी को प्रकाश में आने के लिए बहुत धन की आवश्यकता होती है जो इस सिर पर खर्च करने के लिए स्कूल के हिस्से में संभव नहीं है।

(iii) CRC का रख-रखाव कुछ कठिन काम है जैसे शिक्षकों के हिस्से में लिपिकीय कार्य।

(iv) संपूर्ण डेटा कम उपयोग का है यदि उन्हें सही ढंग से उद्देश्यपूर्ण और सटीक रूप से एकत्र नहीं किया गया है।

(v) यदि गोपनीय और गोपनीय तरीके से रखरखाव नहीं किया जाता है तो सीआरसी का उद्देश्य सेवा नहीं है।

संचयी अभिलेख के सुझाव

1. फाइल का नंबर सुनिश्चित करना चाहिए।
2. प्रत्येक रजिस्टर पर क्रमांक मुख्य पृष्ठ पर सुपाठ्य शब्दों में लिखा होना चाहिए।
3. एक फाइल में एक विषय हो और सभी अभिलेखो को एक अलमारी या सुरक्षित ताले मे बंद करके रखा जाना चाहिए।
4. यदि अभिलेख मे कोई विवरण काट कर सही किया गया है तो उसके स्थान पर अधिकारी के हस्ताक्षर हो, और कोई भी पृष्ठ फाड़ा नहीं जाना चाहिए।
5. रजिस्टर और फाइलो की संख्या पर्याप्त हो, सभी की एक सूची हो और रजिस्टर के पृष्ठों पर संख्या डाली जानी चाहिए।

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